Vì sao doanh nghiệp thường “đau đầu” khi tính chi phí company trip?

Ngân sách có hạn nhưng kỳ vọng trải nghiệm cao

Sếp muốn tiết kiệm, nhân viên muốn ở 4-5 sao, ăn hải sản ngập mặt. Bài toán “ngon – bổ – rẻ” luôn là áp lực ngàn cân lên vai người làm kế hoạch. Bạn phải chia nhỏ ngân sách ra từng bữa ăn, từng vé tham quan, và chỉ cần một khoản vượt lố (over-budget) cũng khiến cả kế hoạch tài chính bị vỡ.

Lo phát sinh “chi phí ẩn” khi đi đoàn đông

Khi tính toán trên giấy, bạn thấy giá phòng rẻ. Nhưng khi đi thực tế, hàng loạt chi phí ẩn xuất hiện:

• Phí phục vụ, phí corkage charge (mang rượu vào nhà hàng).
• Giá xe tăng đột biến vào cuối tuần/lễ tết mà nhà xe không báo trước.
• Chi phí tips, chi phí bến bãi, vé cầu đường phát sinh… Những khoản nhỏ này khi nhân lên với số lượng đoàn 30-50 người sẽ thành một con số khổng lồ.

Thiếu kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp

Để tổ chức một chuyến Nha Trang 3N2Đ thành công, bạn cần làm việc với ít nhất 5-7 đơn vị: Nhà xe, Khách sạn, Nhà hàng (3-4 cái), Đội Setup Team Building, Đội Âm thanh ánh sáng Gala, Media… Việc không có kinh nghiệm đàm phán (deal giá) và thiếu tiếng nói (volume không đủ lớn) khiến bạn thường bị ép giá hoặc nhận dịch vụ không như cam kết.

Áp lực tối ưu chi phí nhưng vẫn phải chuyên nghiệp

Tự tổ chức không có nghĩa là xuề xòa. Nếu Gala Dinner bị hỏng âm thanh, hay Team Building thiếu đạo cụ, người chịu trách nhiệm chính là HR. Áp lực phải làm “sang – xịn – mịn” với chi phí “hạt dẻ” là nguyên nhân chính gây đau đầu.

Bảng so sánh chi phí dự kiến

 

Hạng mục chi phí (Đoàn 40 khách)	Tự túc (HR tự liên hệ)	Book Tour (Image Travel)	Lý do chênh lệch
Lưu trú (4 sao – Grand Tourane)	Giá lẻ (OTA/Niêm yết): ~1.500k/đêm	Giá hợp đồng lữ hành (Series): ~800k-900k/đêm	Công ty du lịch cam kết số lượng phòng lớn cả năm nên có giá tốt.
Vận chuyển (Xe 45 chỗ)	Giá thuê lẻ theo chuyến mùa cao điểm: Rất cao	Giá hợp đồng năm: Ổn định	Xe quay đầu liên tục giúp giảm chi phí khấu hao.
Ăn uống (6 bữa chính)	Giá niêm yết tại nhà hàng	Chiết khấu 10-15%	Nhà hàng cắt hoa hồng cho công ty lữ hành, phần này bù vào giá tour.
Team Building & Gala (Âm thanh, MC, kịch bản)	Thuê lẻ từng món: Đắt gấp đôi. (Ví dụ: Thuê âm thanh riêng 9-15tr/buổi)	Trọn gói trong tour	Đã có sẵn kho thiết bị và nhân sự “cây nhà lá vườn”.
Media (Quay, Chụp, Flycam)	Thuê Freelancer: 5-8tr/ngày	Miễn phí/Bao gồm	Image Travel có đội Media in-house.
Quản lý rủi ro	Tự chịu trách nhiệm 100%	Công ty du lịch chịu trách nhiệm	Bảo hiểm du lịch, xử lý sự cố.

 

Khi nào doanh nghiệp nên chọn tự túc?

Không phải lúc nào book tour cũng là chân ái. Bạn nên cân nhắc tự tổ chức nếu:

• Đoàn nhỏ (Dưới 15 người): Lúc này chi phí thuê hướng dẫn viên (HDV) và xe riêng chia trên đầu người sẽ cao. Nhóm nhỏ dễ quản lý, có thể linh động đi xe giường nằm hoặc máy bay giá rẻ.
• Nội bộ có người chuyên tổ chức: Công ty bạn có bộ phận Sự kiện (Event Internal) mạnh, có kinh nghiệm điều phối và sẵn sàng “lăn xả” lo hậu cần thay vì đi chơi.
• Không cần Team Building – Gala: Chuyến đi thuần túy là nghỉ dưỡng (Relax), ai thích làm gì thì làm, đến bữa tự túc ăn uống hoặc ăn chung đơn giản.

Khi nào book tour trọn gói là lựa chọn tiết kiệm hơn?

Với lộ trình Nha Trang 3 ngày 2 đêm có các hoạt động tập thể, book tour là lựa chọn kinh tế và thông minh hơn khi:

• Đoàn từ 20–30 người trở lên: Lúc này quy luật “Buôn có bạn, bán có phường” phát huy tác dụng. Giá tour trên đầu người sẽ giảm sâu nhờ chia sẻ chi phí cố định (xe, HDV, âm thanh).
• Có hoạt động Team Building, Gala Dinner: Đây là linh hồn của chuyến đi. Việc thuê lẻ MC, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED tại Nha Trang rất đắt đỏ. Các công ty lữ hành như Image Travel thường có sẵn kịch bản và ê-kíp, giúp chi phí này “mềm” hơn rất nhiều.
• Cần kiểm soát ngân sách chặt chẽ: Hợp đồng tour là “chốt hạ”. Bạn chỉ ký một con số tổng và không phải lo lắng về việc giá xăng tăng hay giá tôm hùm biến động.
• Muốn hạn chế rủi ro & giảm tải cho HR: Để HR cũng được là một du khách, được tận hưởng chuyến đi thay vì chạy đôn chạy đáo lo check-in, lo thức ăn. Quan trọng nhất, công ty du lịch sẽ cung cấp hóa đơn VAT đầy đủ, chuẩn chỉnh cho bộ phận Kế toán – điều cực khó làm nếu tự túc chi tiêu lắt nhắt

Gợi ý giải pháp Company Trip Nha Trang 3N2Đ tối ưu cho doanh nghiệp

https://companytrip-image.com/nha-trang-3-ngay-2-dem/

Cam kết không phát sinh: Giá tour đã bao gồm trọn gói từ A-Z.

Hệ sinh thái dịch vụ: Sở hữu các kịch bản Team Building & Gala độc lạ (“Đêm hành trình 2026”).

Quà tặng giá trị: Gói Media chuyên nghiệp (quay phim, chụp ảnh, flycam) giúp lưu giữ khoảnh khắc doanh nghiệp thứ mà nếu thuê ngoài bạn sẽ tốn hàng chục triệu đồng.

📩 Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí và kịch bản tour phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn! ZALO/SĐT: 028 2208 6688